5.档案工作制度建设

　　5.1各单位应制定本机关档案管理工作的制度。

　　5.1.1机关文件归档范围与保管期限表。

　　5.1.2归档文件整理办法。主要包括归档时间、程序要求和不同类型、不同载体形式的归档文件整理方法。

　　5.1.3档案分类体系表。主要包括分类体系、类目名称、代字、代码、代号对应规则及对照表。

　　5.1.4档案数字化规程。主要包括数字化范围、工作流程、技术规范等。

　　5.2省级安全监管监察部门可以统一制定以下制度。

　　5.2.1档案利用制度。主要包括利用范围、方式、批准要求。

　　5.2.2档案保密制度。主要包括档案的保密措施和对档案人员的保密要求。

　　5.2.3档案库房管理制度。主要包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。

　　6．档案整理质量建设

　　6.1总的要求是:遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

　　6.2归档文件齐全完整。按照机关文件归档范围收集归档。本机关形成的文件材料归档率达到100%。正本和定稿同时归档，反映同一内容的不同载体形式的材料同时归档。成套性文件要遵循形成规律，收集齐全，成套保存。

　　6.3分类科学，保持分类方案的稳定性。按照档案内容和载体的不同，制定、实行统一的分类方案，并保持长期稳定。

　　6.4归档文件按年度分别进行整理。跨年度形成的文件材料的归档，处理方法要保持前后一致。

　　6.5不同类别的档案，可以以“件”或者“案卷”为保管单位进行管理。档案保管单位一经确定，不得随意变更。

　　6.6件（案卷）内文件排列有序,页号编写清晰，归档章填写齐全准确，字迹材料耐久规范。

　　6.7保管期限划分准确。

　　6.8以案卷为保管单位的档案，题名拟定要确切、简练、结构完整，能准确概括卷内文件反映的时间、单位、问题。

　　6.9对破损文件应予修整，字迹模糊的文件和热敏纸传真件要复印后连同复印件一并归档。

　　6.10档案装订使用符合档案保护要求的装订方式。装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。成册的材料不必拆掉重新装订。

　　6.11档案整理完毕后装盒,要填写盒脊项目和备考表，要求项目齐全、填写准确、书写整齐。

　　6.12采用计算机辅助方式进行档案著录，用词规范、录入标准保持一致。

　　6.13数据著录完毕后及时用档案专用移动硬盘备份，以防数据丢失。移动硬盘应入库保存。

　　6.14归档文件目录使用A4规格纸张打印并分类装订，一式两份，一份入库保管，一份供日常查阅使用。