计算机在 培训工作中的应用

摘要 培训中的建档、存档、填证、查询等工作由人工完成非常繁琐，本文运用计算机的数据库及文件处理功能来完成以上工作，则可做到高效、准确、规范。

关键词 培训 建档 统计 填证 查询

在 培训工作，为学员建立个人档案、培训班花名册；填写证件、胸卡等是非常繁琐和必不可少的。为了提高工作效率，用计算机来完成以上工作，能够实现高效准确、规范。下面以建立培训班学员数据库、打印操作证、打印花名册为例，说明具体做法。

1 硬件配置

CPU：486以上；16.OMB RAM

打印机：票据打印机，要求能自动调节纸张厚度，并能满足打印最大厚度为2mm。

2 软件配置

操作系统：WINDOWS95（98）

应用软件：OFFICE97

3 操作步骤

3.1 建立数据库

3.1.1 打开EXCEL，在表格第一行输入数据库标记，该标记要包括培训人员的基本情况，如：编号、姓名、出生年月、性别、工作单位、通信地址、联系电话、邮政编码等，另外，还要包括发证需要的数据，如：发证单位、发证日期、发证编号、操作类别、操作项目、有效期等,见表1。

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3.1.2 数据库建好后，把参加培训班的学员情况按编号、标记全部输入数据库。

3.2.3 在主菜单上打开“文件”，将光标指向子菜单上的“另存为”，单击鼠标左键。

3.1.4 屏幕显示“另存为”对话框，在文件名后输入“XX培训班基本情况”，光标指向“确定”，单击鼠标左键。

3.2 设计操作证样

3.2.1打开WORD，光标指向主菜单上的“文件”，单击鼠标左键→光标指向子菜单上的“页面设置”，单击鼠标左键→“页面设置”对话框；根据“特种作业人员操作证”的高、宽，在“对话框”内输入相关数据后，光标指向对话框上的“确定”，单击鼠标左键。

3.2.2 光标指向主菜单上的“格式”，单击鼠标左键→光标指向子菜单上的“分栏”，单击鼠标左键→光标指向“分栏”对话框上的“两栏”，单击鼠标左键→光标指向对话框上的“确定”，单击鼠标左键。

3.2.3 在主菜单上打开“文件”，将光标指向子菜单上的“另存为”，单击鼠标左键。

3.2.4 屏幕显示“另存为”对话框，在文件名后输入“操作证样”，光标指向“确定”，单击鼠标左键。

3.3 编辑操作证样

3.3.1 光标指向主菜单上的“工具”，单击鼠标左键→光标指向子菜单上的“邮件合并”，单击鼠标左键→屏幕显示“邮件合并帮助器”对话框。

3.3.2 光标指向对话框“主文档”下面的“创建”，单击鼠标左键→光标指向“分类”，单击鼠标左键→光标指向“活动窗口”，单击鼠标左键。

3.3.3 光标指向对话框“数据源”下面的“获取数据”，单击鼠标左键→光标指向“打开数据源”，单击鼠标左键。

3.3.4 光标指向“文件类型”后的“(”，单击鼠标左键→光标指向“MS存EXCEL工作薄”，单击鼠标左键。

3.3.5在“查找范围”里通过单击“(、(”键，将光标指向“XX培训班人员基本情况”，单击鼠标左键→光标指向“打开”，单击鼠标左键。

3.3.6屏幕提示“请指定命名单元格或单元格区域：整张电子表格”，把光标指向“确定”，单击鼠标左键。

3.3.7屏幕提示：“WORD在主文档中找不到合并域，请选择‘编辑主文档’按钮，在主文档中插入合并域。”，把光标指向“编辑主文档”，单击鼠标左键。

3.3.8 在主文档“操作证样”上，根据“特种作业人员操作证”的格式，在需要填写内容的位置，单击鼠标左键，使光标在该位置停住。

3.3.9 光标指向主菜单上的“插入合并域”，单击鼠标左键→光标指向子菜单上需要填写的内容，单击鼠标左键。

3.3.10 依此类推，填完后，将光标指向主菜单“《ABD》”单击鼠标左键。用WORD的编辑功能高速填写内容的位置，用打印机打印“操作证样”，检查填写内容、位置是否准确。

3.4 打印操作证

3.4.1 在主菜单上找到→…”（邮件合并），将光标指向“→…”，单击鼠标左键。

3.4.2 屏幕提示：“合并范围”。此时可以选择全部合并；也可以选择部分合并，通过输入数字确定部分合并的范围。将光标指向“合并”，单击鼠标左键。

3.4.3 在主菜单上找到“找印机”，将光标指向“打印机”，单击鼠标左键。依次将操作证送入打印机，完成打印、填写操作证的工作。

3.5 打印培训班学员花名册

3.5.1 在WORD上建立一个文件名为“XXX培训班学员花名册”的文件。打开WORD，输入花名册标题、地点、时间后回车。

3.5.2 在主菜单上找到“插入”，将光标指向“插入”，单击鼠标左键。

3.5.3 在子菜单上找到“文件”，将光标指向“文件”，单击鼠标左键。

3.5.4 屏幕显示“插入文件”对话框，找到“文件类型”，光标指向“(”，单击鼠标左键。

3.5.5 光标指向子菜单上的“所有文件”，单击鼠标左键。

3.5.6 在对话框里通过单击“(、(”键找到文件“XX培训班人员基本情况”，将光标指向“XX培训班人员基本情况”，单击鼠标左键。

3.5.7 将光标指向对话框上的“打开”，单击鼠标左键。

3.5.8 屏幕显示“请指定命名单元格或单元格区域：整张电子表格”，将光标指向“确定”

，单击鼠标左键。

3.5.9 通过WORD的编辑功能调整好花名册的格式、字体的大小，然后打印花名册。

3.6 学员各种数据的查询

通过EXCEL电子表格的排序、查询功能可以实现对培训班学员各种信息、数据的查询。

以上将计算机技术应用到实际工作中的做法，供从事 培训工作的同行参考。