6、SMS启动与完成时间
建议召开由总经理主持的SMS启动大会,即标志着项目开始启动,也营造了企业决心推行SMS的氛围。局方要求航空公司完成文件编写的时间是2010年5月30日前,2011年1月1日前通过局方的补充审定,但试点公司完成的时间还要提前。虽然,局方在2007年底就已提出了民航企业建设SMS的要求,但观望的多,行动的少。从现在开始行动,要想做得像样,时间真的不多了。
7、SMS实施阶段策划
为四个阶段。第一阶段:体系策划阶段,第二阶段:文件编制及试运行阶段,第三阶段:体系运行及内审阶段,第四阶段:审定准备及审定阶段。
如果将上述四个阶段进一步细分,也可分为:前期准备工作、体系策划、文件编制、试运行、审定准备及审定、体系维持与改进等七个阶段。
8、明确项目推行组织,落实项目推行责任
引入PMP项目管理方法,建立项目推行的三级责任层级:成立以企业总经理为组长、其他副职和相关部门负责人为组员的SMS项目推行领导小组(临时),建立定期和不定期研究制度,指导和监督项目推行工作。抽调业务骨干(建议全脱产)组建企业SMS项目办公室(临时),负责项目策划、组织、实施、协调和监督,建立内部工作制度。成立相关部门推行小组(临时),负责组织配合与实施部门项目推行工作。落实责任到各管理层级、各责任岗位,以达到全员参与的状态。
9、制订SMS实施方案的总体工作计划
制订实施方案的支持性文件即推行SMS各阶段总体工作计划,内容包括前期准备工作、体系策划、文件编制、试运行、体系运行及内审、审定准备及审定、体系维持与改进等七个阶段。计划要明确各阶段工作内容、要求、责任人、时间段、成果交付期。在每个阶段实施前、实施中、实施后,按照总体工作计划,编写子计划,发布指导意见、工作要求、实施方法、任务分配和改进方向等,指导企业SMS的推行工作,突出各阶段的工作重点,合理安排好SMS系列专题培训、危险源辨识、风险评价、文件编写、SMS审核、管理评审、预评审、局方审定、体系改进等活动的时间进度。制订子计划工作也可在SMS整体工作实施前进行,但这可能对实际工作的指导作用有限。总体工作计划与子计划制订好后,计划工作并没有完成,还需要为涉及计划内容的重要项目、相关部门制订派生的支持性计划。如有条件,可在企业内网建立SMS推行专栏,发布方案与计划,定期通报进展情况,宣贯与接受监督,促进项目按方案、计划与要求进行。制订SMS实施方案的总体工作计划时,不要为赶进度凭主观臆断缩短或减少任务或阶段,甚至省略必须要素,否则会付出很大的纠正代价。
10、咨询机构或顾问选择(按需)
SMS项目是一项复杂的系统工程,有其一套规范的要求,除了企业内部需要抽调专门力量组成项目推行机构,还需要借助外部专业机构或人员的帮助,独立完成此项工作并通过审定要求困难较大且有不小风险。咨询顾问对咨询项目是采取专一项目、专一小组、全程服务的项目管理制,选择咨询顾问既可以通过其丰富的咨询经验指导企业完成SMS的建立工作,又可以通过合同方式避免走弯路或体系建立风险造成的时间和资金浪费。因此,有必要请对民航企业具有比较丰富专业经验的顾问提供SMS项目咨询服务,并提供风险管理、内审员等方面的培训。
11、配置必要资源,落实SMS项目费用预算
在体系推行中,要买马就要配鞍,一定的投入是必要也是必须的,安全效益“金字塔法则”告诉我们:设计、建设与运行三者间的效益关系为1:10:1000。因此,企业要提供办公场所,配置必需办公设施,包括电话、计算机、复印机、打印机等,落实差旅、与用品费用、会务研讨、培训、SMS新体系文件、项目咨询、局方审定等费用。
12、SMS实施方案、支持性文件总体工作计划和子计划最好都要经SMS项目推行领导小组研究讨论,包括讨论推行工作中可能遇到的困难和风险,统一修订意见后,将实施方案报总经理批准实施。
实施方案策划的科学,工作计划做得到位,再辅之以优秀的推行团队,最高管理者的积极组织与参与,SMS推行就具备了成功的前提条件。在SMS启动时,为加强推行力度,企业最高管理者要与各副职、相关部门(建议还要考虑人力资源、规划、财务、综合保障等部门)签订推行SMS的责任书,明确其所要承担的推行任务和相应责任,制订配套的奖惩制度,落实监督机构,建立项目质量通报制度与专题研究制度,快速解决实施方案在执行过程中遇到的问题。由于对未来状况的认识不足,预定的实施方案与未来的实际会有出入,因此,要适时对实施方案的进展效率与质量进行指导与监控,按需及时调整和改进,确保SMS实施方案有组织、分步骤、定时间、保质量地进行。