一、文件与资料识别
        1、各单位、部门在制定安全生产文件时，必须按标准化要求制定符合标准的各种文件。(格式、纸张、文件程序、版面等)。
        2、对外来文件要进行识别与分析，在转发或修订下发时要进行标准性转换，下传的文件必须符合标准化文件要求。
        3、各种资料的收集、整理要以标准资料格式进行装订收藏。
        4、对资料的内容进行识别分析，不符合标准化要求的要修改完善。
        二、文件与资料的管理规定
        1、文件、资料都要按标准格式进行分类、保存、管理。
        2、下发文件要建立“文件下发登记表”,登记表格式必须符合标准化要求，并将保存文件下发登记表存档。
        3、建立文件、资料档案库，专人负责管理和保存。
        4、借阅、查询各种资料、文件时，要建立借阅、查询登记表。
        5、文件、资料要整理规范，保存有序，管理到位，查找便捷。
        6、若文件、资料需更新、补充、增加，必须经过保管员进行操作，非工作人员不得随意进行修改。
        7、妥善保护文件、资料，不得随意外借；查询文件时不得在文件上做任何标记，不得损坏。
        8、文件、资料科室要做好防火、防潮、防盗工作，制定相应的安全措施，保证文件、资料的安全。
        三、相关记录
        1、《文件和资料发放审批表》        
        2、《文件和资料发放/回收登记表》  
        3、《文件和资料更改通知单》      
        4、《文件和资料作废、销毁表》        
        5、《文件和资料借阅登记表》          
        6、《外来文件登记表》                
        7、《文件资料移交清单》