资料管理清单                                 附表11-13

                  发放回收登记表                             附表11-14

              文件和资料现行状态清单                         附表11-15

                          文件修改记录                     附表11-16

                    文件销毁（留用）审批表             附表11-17

             文件和资料借阅登记表                          附表11-18

               外来文件管制表                     附表11-19

二、文印管理制度

⑴文件资料的复印、打印须经所在部门负责人签字同意后才予办理。部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理（机密件除外）

⑵私人资料不得在公司打印、复印

⑶文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，文印室工作人员应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误

⑷文印室工作人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或企业管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件

⑸对送来打印、复印、传真的文件资料，文印室工作人员应做好登记，并在月终统计核算。涉密文件的复印废件应及时销毁

⑹不得擅自复印绝密文件和个人资料。复印机密文件需经公司领导批准

⑺复印机由专人保管使用，其他人员非经允许不得自行开机

⑻文印室工作人员应按规程操作文印设备，定期对设备进行维护、检测、保养，下班时注意检查设备电源的关闭情况，断开电源

三、办公用品管理制度

为规范办公用品的管理，提高工作效率，特制定本制度

⑴公司办公用品采用定额预算管理制

⑵公司各部门必须将所需办公用品提前半个月报至行政办公室，行政办公室根据实际用量和库存情况制定购置计划，经总经理批准后购置

⑶每月月底前，物资部统计各部门的办公用品清单报行政办公室

⑷对于预算限额内的办公用品领用，职员须填写〈办公用品申领单〉，经部门经理根据预算审核签字后，直接到物资采购中心领取

⑸备品发放采取定期发放制度，每月的1日和15日办理，其他时间不予办理

⑹备品仓库设专人负责。备品入库需根据〈入库单〉严格检查品种、数量、质量、规格、单价是否与〈进货单〉相符，按手续验收入库，登记入帐。为办入库手续，财务一律不予报销

⑺备品保管要材料清、帐目清、数量清，摆放整齐、库房整齐，帐、卡、物一致，做到日清月结。

⑻做好出库管理。在日清月结的条件下，仓库负责人月末必须对所有单据按部门统计，及时转到财务部结算

⑼各部门设立耐用办公用品档案卡，由行政办公室定期检查使用情况，如非正常损坏或丢失，由当事人赔偿

⑽公司员工离职时，须如数退还办公用品（易耗品除外）。如有遗失按公司规定赔偿，否则，不予办理离职手续