1目的

为加强公司文件档案管理，有效保护和利用档案，更好地为企业建设和发展服务。

2适用范围

适用于公司各部门及岗位。

3职责

3.1办公室负责对文件档案实行集中统一管理。

3.2办公室负责公司文件档案的归档管理，为各部门提供档案服务，负责公司档案的归口管理。

3.3档案管理员工作调动时，应对所保管档案进行全面核对，确认无误，由分管领导进行监交，办理档案移交手续。

4内容

4.1公司文件材料的形成与标识

4.1.1凡是反映企业工作活动，具有查考利用价值的文书材料，应由各部门按其业务范围，指定有关人员负责收集、整理，及时送交办公室；

4.1.2公司档案是指在生产经营和管理等活动中形成具有保存价值的各种文字、图表、声像、电子及其他载体的文件材料，包括文书档案、会计档案、科技档案、电子档案、声像档案等；

4.1.3办公室负责接收外来文件和各部门递交的文件材料，按时间顺序在材料上标明序号，易于查找；

4.1.4公司档案设置十二个一级类目（附表），并根据档案特点和保管要求，划分永久、长期、短期三类归档存放；

4.1.50—3类归档的文件材料，由相关人员收集、整理、预立卷，次年六月底前移交档案室；

4.1.65—7类（4产品类空缺）设备档案要求在重大设备开箱时，技术档案人员必须参加，并对随机技术资料进行核对整理归档。基建项目档案从建设项目的立项开始，档案部门应跟踪收集，参与项目的初步验收和竣工验收，在竣工验收后三个月内交办公室档案室。凡归档的资料不完整或不正确的工程，不得验收合格；

4.1.7会计档案在会计年度终结后，暂由会计机构保管一年，期满后由财务金融部按照归档要求整理立卷、装订成册，形成会计档案保管清册，编制会计档案移交目录移交档案室统一管理。会计档案交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在移交清册上签名或盖章；

4.1.8声像、实物等专门档案应在活动结束或年底向档案室移交。

4.1.9重要文件举例：

（1）上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件；

（2）上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料；

（3）公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议；

（4）会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等；

（5）公司制定的计划、统计、预算、决算及工作总结；

（6）公司的请示与上级批复文件；

（7）公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告；

（8）公司的统计报表、统计分析材料（包括计算机电子盘片等）、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料；

（9）公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料；

（10）公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录，以及公司对外交流的文件、协议、报告等；

（11）公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料；

（12）公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料；

（13）公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的简报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料；

（14）公司制定的章程、制度等文件材料；

（15）公司干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇（职）等工作及干部奖惩等文件材料；

（16）公司员工档案转移的介绍信及存根；

（17）公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

（18）公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

（19）公司营业执照、税务登记证等重要文件。

4.2文件材料的归档

4.2.1文书档案按年度立卷归档，各部门在工作中形成的文书材料在次年二月底前全部移交至办公室统一管理，对重要的档案资料，拷贝后送交档案室保管；

4.2.2办公室对移交的档案资料必须认真验收，确保文书材料的完整性；

4.2.3对规定应当立卷归档的材料，必须按照规定进行移交集中管理，不得由承办部门或个人分散保存；

4.2.4归档的文件、材料、图表要求字迹工整、清晰，符合书写格式，禁止用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水等不耐久字迹材料书写，以保持档案材料的耐久性；

4.2.5接收档案要按照移交目录验收，做到帐物相符，并办理移交手续。个别需要拆封重新整理的，档案管理员应会同相关经办人员共同拆封整理，以分清责任；

4.2.6文件材料立卷归档后，档案室应及时进行分类、编目、上架；

4.2.7会议召集部门应及时通知档案人员参加基建项目竣工会、设备开箱交接会，收集项目技术文件和资料。

4.3文件/档案的管理

4.3.1档案柜必须具备良好的卫生环境和防盗、防火、防光、防潮、防尘、防高温、防有害生物和防污染等安全措施；

4.3.2存放档案必须有专用加锁柜，箱柜排列要整齐规范、便于查找；

4.3.3定期检查档案的保管状况，做到帐物相符，对破损档案及时进行修补、复制。

4.4文件/档案的借阅利用

4.4.1借阅者必须严格办理借阅登记手续，凡要借阅档案，必须详细填写《档案借阅登记表》，查阅完毕，尽快还回，以防遗失；

4.4.2外单位借用本单位档案须经公司领导同意，填写《档案借用申请表》；

4.4.3按规定进行档案查阅、复制登记手续，查阅或者复制档案的人员严禁在档案上涂画、拆封和抽换。

4.5文件/档案的销毁

4.5.1根据档案保管期限的规定，应当每五年一次，在董事长领导下，由档案管理部门和有关部门专业人员共同组成鉴定、销毁小组，对档案进行鉴定与销毁；

4.5.2销毁失去保存价值的档案，须由鉴定销毁小组提出意见，填写《档案销毁登记表》，经档案工作领导小组审批后，指定专人负责监销，并在销毁清册上注明“已销毁”字样并签名以示负责。

4.6文件的管理

4.6.1本公司为确保文件的现行修订状态得到识别，由办公室编制“有效文件清单”，注明其现行修订状态。

4.6.2为确保在使用处可获得有关版本适用文件，本公司控制如下：

（1）对于现场需使用的文件，由办公室负责将文件复制后发放到各部门及岗位，并在“文件发放（回收）登记表”上登记。

（2）文件分“受控”和“非受控”，在发放前应加盖“受控”章或“非受控”章，并注明发放号。

（3）“受控”文本仅限本公司内部使用，不得随意借出和复制，公司内不得使用未加盖“受控”章的复印件，一经发现立即收回销毁。

（4）对“非受控”文本，本公司仅负责在发放时是最新有效文件，但不再负责更改换版的控制。

（5）因破损而重新领用的新文件分发号不变，由所属部门至办公室办理补领手续，并说明原因，在补发文件时，应给新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号作废，必要时，将作废文件分发号通知各部门。

（6）文件的回收也应在“文件发放（回收）登记表”上登记。

4.6.3文件的更改和换版

（1）当文件需要更改时，由文件更改提出部门填写“文件更改申请/审批单”，说明更改原因和更改内容，由原审批人员进行评审和审批，当授权其他部门审批时，必须提供必需的背景资料。

（2）文件更改批准后，由相关部门实施更改，对原受控文件逐一进行换页更改。

（3）文件经过多次更改或大幅度更改须进行换版，按相关制度和条款的规定重新审批、发放，并收回旧版本文件。

（4）文件的修订、评审按《安全生产规章制度和操作规程评审和修订管理规定》执行。

4.6.4文件的作废

（1）作废文件由办公室负责回收，并在作废文件上加盖“作废”章。

（2）作废文件除留1份存档外，其余经分管领导批准后由办公室销毁，防止作废文件的非预期使用，办公室在“文件记录销毁单”上做好登记。

（3）对留存的作废文件还应加盖“保留”章。

4.6.5文件各使用部门应确保文件清晰、整洁和完好。

5相关记录

5.1《文件/档案借用申请表》

5.2《文件/档案借阅登记表》

5.3《文件/档案销毁登记表》

5.4《有效文件清单》

5.5《文件发放（回收）登记表》

文件/档案借用申请表

文件/档案借阅登记表

文件/档案销毁登记表

有效文件清单

文件发放（回收）登记表