1  目的

为保证公司环境 的有效运行，对环境管理记录实施有效控制，实现记录的可追溯性和见证性。

2  范围

本程序适用于各二级单位的环境 记录及与体系运行相关记录的格式、编目、书写、归档、保存、保管、查询、处理等方面的管理。

3  定义

记录：对有关环境 运行过程及运行结果的真实记载，对环境 的运作具有可追溯性和见证性。

4  职责

4.1  环保科为公司环境 记录的监督检查部门，负责公司级环境 运行中所形成记录的归口管理。并负责对二级单位的环境 记录的编号进行审核，负责对体系内各二级单位记录使用的规范性进行检查，负责对各二级单位需印刷环境 记录的审核与批准。

4.3  各二级单位负责本单位环境 的记录和管理。

4.4  各二级单位按照公司统计报表、原始记录统一编号格式的规定，对本单位环境 的记录进行编目，并报环保科备案。

5  工作程序

5.1  环境记录的格式

5.1.1  属于上级机关制发的记录，延用上级机关的记录格式；

5.1.2  各二级单位根据公司环境体系管理的各项要求，制发本单位的环境记录，记录应包括记录时间、具体描述及相关内容、填写单位、填写人、责任人等。

5.1.3  各二级单位制发的记录的编目按公司统计报表、原始记录统一编号格式规定执行。

5.1.4  记录的编码规定：

5.1.4.1  内部使用记录的编码规定：编号以 单位简写/ EMS /JL-01开头，其后具体编号由各单位自行制定。

5.1.4.2   外部接受的文件：如源文件含记录编号，将延用原编号，若源文件无编号，可结合实际自行制定编号。

5.2  环境记录的书写

5.2.1  一般以文字形式记录，分为手工记录及电子版本记录，要求字体要工整、规范、清楚，内容必须完整、准确、有效，具有可追溯性和可见证性。

5.2.2  逐步推行电子化记录管理。计算机输出的记录，其格式、编目与使用的要求同一般书面记录。

5.2.3  暂时不需填写的空白项，如是整项空白项需将项目名称用“  —  ”线划掉，局部空白项不作任何处理。计算机输出的记录空白项不做任何处理。

5.3  环境记录的修改

环境记录不得随意涂改，确需更改时必须由原记录人签字确认，计算机中储存的记录采用只读形式，计算机中输出的记录不得涂改。

5.4  环境记录的保存、存档及保存期限

5.4.1  各二级单位应指定专人于固定场所分类保存环境记录，并按公司档案管理规定进行归档；

5.4.2  环境记录的保存期限，法律法规有明确规定的，执行法律法规的规定，无明确规定的，根据环境记录信息的重要程度，将保存期限划分一年期、二年期、永久。

5.5  环境记录的保管

5.5.1  指定保管环境记录的场所，书面记录要在防火、防鼠、防蛀、防盗、防潮、防辐射的环境下存放。

5.5.2  环境电子记录应有防磁、防高温、防冻、防盗、防潮、防病毒措施。

5.6  环境记录的查询

查询记录需登记。一般不得将记录带出记录保存场所、不得抄录，特殊情况需经二级单位领导批准。

5.7  环境记录的处理

环境记录保存到期限后，由记录管理人员上报记录销毁清单，经二级单位领导核准签字报主管部门批准后方可处理。

5.8  环境记录的监督、检查

5.8.1  各二级单位对本部门的环境记录实行自主管理，确保环境 记录有效，满足体系运行的要求;记录格式的修改及整个记录的废除需经本部门领导同意后执行。

5.8.2  企管人事处对环境 记录的规范性进行检查，并纳入公司检查考核。

6  相关记录

《环境 记录查询登记表》

《环境 记录销毁清单》