3.信息的使用
其主要目的是向各级主管人员适时地提供各种有关的信息。因此它与信息质量有密切关系。信息的质量主要是指信息的准确性、及时性以及提供的形式。只有保证一定质量的管理信息系统,才能在管理中发挥作用。
图10-3为综合性管理信息系统的一例。
目前我国除西藏外,各省市计委,统计局计算中心都安装了IBM—4331或VS/80等电子计算机,正在逐步建立经济管理系统。
三、管理信息系统的基本工作内容
实现对管理信息系统的基本要求,是通过信息的周转过程实现的。信息的周转过程,包括信息资料的获取、加工、处理、传输、贮存等基本环节。这实际上也就是管理信息系统的基本工作内容。要保证管理系统的有效运行,就必须使每个环节都能灵活而有效的运转,并形成互相协调、密切结合的系统有机体。
1.信息的获取
信息收取是信息系统运行的第一步,也是重要的基础。信息的质量和信息系统其他环节的工作质量,在很大程度上取决于原始信息的真实性和完整性。
2.信息的加工
原始的信息数以亿万计,作为管理决策使用的信息量,受人们接收信息能力的限制,不可太多。因此必须把大量的信息分成恰当的层次,并且使最高管理层获得少而精的反映出最基本最重要的情况。信息的加工处理,就是用科学的方法,对大量的原始信息进行筛选、分类、排序、比较和计算,去伪存真,使之系统化、条理化,以便保管、传送和使用,节省人力、财力和时间,提高管理效能。信息的加工还包括信息分析,即通过对大量信息资料的研究,及时揭露矛盾,发现问题的苗头,对管理活动进行评价。
3.信息的传输
信息只有从信息源及时传送到使用者那里,才能起到应有作用。信息能否及时发出和到达,取决于信息传输的功能。信息的传输,要建立自己的传输通道系统,形成信息流和信息网。管理组织机构和组织体系决定系统内部基本的信息传输通道,但除此以外,信息系统还通过多条渠道,实现直接的和间接的、纵向的和横向的、纵横交错的多方面联系。可见,信息传输网是一个极为复杂和灵敏的系统。
4.信息的贮存
加工的信息,有的并非立即就用,有的虽然立即使用,但还要留作以后参考,所以产生了信息贮存和记忆的功能。信息贮存是信息在时间上的传输。通过信息贮存和积累,可以对客观管理活动进行动态的系统和全面的研究。