参照ISO8402：1994标准，可对记录这样定义：记录是指为己完成的活动或取得的结果提供客观证据的文件。

从以上定义我们可能看出并这样理解：职业安全健康记录是一种提供客观证据的文件，其内容必须是证实职业安全健康活动是否完成并取得何种结果。

职业安全健康记录可以书面的形式出现，也可载于其它任何的媒体上（如微机）。但无论采取何种形式方式，都必须完整记录职业安全健康活动的内容和结果，以便在需要时用于证实、可追溯性、预防措施和纠正措施等目的。

作为职业安全健康 有效运用提供客观证据记录，主要具有以下作用：

①证实作用

根据《职业安全健康 审核规范》的要求，各要素实施后，都要对其实施情况进行记录，即职业安全健康记录实际上就是一种记载过程状态和过程结果的文件，它直接反映了职业安全健康 的审核，改进和完善提供客观证据，它是一个企业职业安全健康保证的证实性文件。

②追溯作用

通过对职业安全健康状态全过程的记录，实现了可追溯性的要求。一旦出现职业安全健康隐患或发生事故时，可以通过检查完整的生产、检验记录，迅速发现并分析事故原因，为职业安全健康 的持续性改进提供可靠的依据。

③报警作用

为确保职业安全健康 的持续、有效运行，就必须对发现的各类问题及时采取纠正、预防措施，这也是降低生产、管理成本的有效手段和方法。在这方面职业安全健康记录为纠正、预防措施的制定提供了可靠的参考。尤其是预防措施，在制定时必须对大量有用信息（记录）进行分析，从中发现造成问题的潜在原因。这就是所谓的“报警作用”。