4.3 文件

　　文件的内容：

　　—对 核心要素的描述。体系核心要素可以理解为标准中的17个体系要素；

　　—对体系核心要素相互作用的描述。即17个体系要素如何互为补充，组成了实现组织的OHS方针，改善组织的OHS行为，具有自我约束、自我调节、自我完善的运行机制。

　　文件的格式：可参考组织原有的 文件，采用手册、程序及作业指导书、记录表单及其他文件等各种层次和类型，标准未予特殊要求，只要求文件充分描述现有体系安排；

　　文件的形式：可采用书面或电子媒体，也可两种形式并存；

　　为了便于管理使用和外部审核，各层次文件之间应提供查询途径，当OHSMS文件与其他体系文件交叉时，也需提供其他文件的查询办法。

　　4.4 文件和资料控制

　　建立并保持文件化的文件和资料控制程序，程序内容包括：

　　文件的批准和发布；文件的使用与管理；文件的评审与修订；失效文件的处理与保存。

　　文件与资料控制程序应具备标准要求的5项功能；

　　需要控制的文件与资料应包括所有与OHS管理有关的各类文件资料，如手册、程序、作业指导书、操作规程、OHS法律法规及其他要求文件等。该类文件又称受控文件。

　　4.5运行控制

　　确定需要控制的风险（包括能引起事故、事件或其他与OHS方针和目标相偏差的运行与活动情况）；建立文件化的控制程序控制这些风险；定期评审风险控制程序以确保其适用性和有效性

　　控制程序包括：

　　运行控制程序：确保在组织的活动、产品和服务过程中所确定需要控制危险的运行与活动在程序规定下实施，使其活动不偏离方针、目标与指标的要求（如货物的采购或运输、重点危险作业任务、危险物料存储、安全装置和设备的维护、女职工和未成年工的保护等运行控制程序）；管理程序：控制来自相关方的OHS危险；设计管理程序：主要指对新建、改建、扩建工程的管理，如实施OHS预评价。

　　4.6 应急准备和响应

　　首先应按程序的要求确定可能发生的（潜在的）事故或紧急情况（特别是火灾、爆炸、毒物泄露等重大事故），分析事故或紧急情况发生的原因。主要在危险源辨识和评价阶段加以考虑；制定针对潜在事故或紧急情况的应急预案与响应计划，预防或减少由其造成的疾病和伤害。应急计划主要包括：可能发生事故的性质与后果；应急指挥者、参与者及其责任与义务；应急措施和方法；应急设备需求；与外部机构的联系和报警、联络步骤等；应急演习；重要记录和设备的维护。制定计划和程序并定期评价应急预案与响应实际效果，以判断现有设施及程序的有效性，不断加以改进和完善。

　　4.7 检查与纠正措施   

　　建立并保持绩效测量与监视程序；程序应提供组织所需的定性与定量的监视与测量，并明确测量和监视的方法、频率、内容和标准；程序应提供监视与测量的数据与结果记录，以便于对以后的纠正和预防措施进行分析；程序中应规定所需使用监视设备的校准与维护要求，并对其结果予以记录和保存；

　　OHSMS绩效测量与监视应能够确定：

　　OHS方针与目标正处于实现之中；风险控制已得到实施且行之有效；从OHSMS故障（包括事故、事件和职业危险源案例）中正在吸取教训；对员工和相关方的培训以及协商与交流计划行之有效；用于评审或改善OHSMS状况的信息正在产生和使用。

　　绩效测量与监视的分类：

　　—反应性（被动）绩效测量：对组织以往事故、职业病、事件等的发生情况以及其他不良职业健康安全绩效历史的测量，以调查、分析和记录OHSMS的失败；

　　—预防性（主动）测量：主要是监视组织对OHS管理方案、运行控制程序以及适用法律法规等的执行情况，评价组织OHS活动的符合性；

　　两种监视资料均主要用来确定体系活动是否达到了职业健康安全目标。

　　测量设备的校准与维护程序应包括：

　　校准的频次；试验方法；用于校准的设备；发现具体测量设备没有校准时所采取的措施；校准、维护活动及其结果的记录。

　　4.7.1 事故、事件、不符合、纠正和预防措施

　　建立并保持程序，以规定有关的职责与权限；程序应要求对所有的纠正与预防措施进行跟踪检查，对所有拟订的纠正与预防措施进行评审组织出现的事故、事件、不符合现象是多种多样的，其纠正与预防措施也应针对其问题的严重性和伴随风险的程度相一致，分级别、分层次，注重对风险大的事故、事件与不符合的处理；当纠正与预防措施引起文件程序的更改时，组织应按新的规定实施管理并予以记录。

　　4.7.2记录和记录管理

　　建立并保持程序以对OHS记录进行标识、收集、编目、归档、保存、查阅、保管和处置等方面实施控制；记录应妥善保存，并针对不同的记录规定不同的保存期限，记录本身应做到字迹清楚、表示明确，并可追溯相关的活动；记录管理的重点应为实施与运行OHSMS所需的记录及OHS目标和指标实现程度的记录。组织应根据体系的实施与运行中各要素与程序的规定进行记录；记录一般包括：培训记录、OHS检测记录、审核报告、协商、事故及事件报告、事故及事件跟踪报告、OHS会议记录、医疗测试、健康监督、个体防护设备发放与维护记录、应急响应演习、管理评审、危险源辨识记录、风险评价记录、风险控制记录等。