1.目的

为了加强体系运行记录的规范管理和有效的控制，保证记录满足可追溯性要求，为 有效运行提供客观证据。

2.适用范围

适用于公司 范围内记录的控制管理。

3.职责

3.1办公室负责体系运行记录控制的归口管理；

3.2各部门负责本部门运行记录的控制管理。

4.工作程序

4.1 记录的控制范围与分类

4.1.1 记录包括： 文件规定提供的记录及其他记录（包括电子存储介质），也包括来自相关方的记录。

4.1.2 记录的分类包括：各种管理记录、操作记录、监视测量记录及电子记录等。

4.2 记录的填写

4.2.1 按记录设置内容逐项填写，不得空项。某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。

4.2.2 填写记录时，一律用黑色钢笔或签字笔填写。填写时字迹要清晰、整齐、能准确识别，填写人员签名时必须签全名。

4.2.3 记录的内容应完整、齐全，提供的数据、资料应准确、语言要简练。

4.2.4 各种管理记录、操作记录、监视和测量记录等要及时填写，不得后补、伪造。

4.2.5 记录填写完，原则上不允许任何部门或个人涂改，以确保其原始性、可追溯性，并为制定纠正措施提供依据。如系笔误或经证实原有记录不准确，可在原始记录上采用“划改”形式进行更改，但应保留原有记录的可识别性。凡涂、贴、刮方式改动的记录一律作废。

4.3 记录的管理

4.3.1 记录的编号

根据《体系文件编写导则》规定进行编号。

4.3.2 记录的编制、修改

填写“记录表格编制/修改申请表”，附空白记录表格，经部门负责人批准后方可使用。

4.3.3 记录的使用

各部门应建立本部门“文件/记录清单”，并保存空白表格，当需要使用新版本记录时应规定使用时间。

4.4 记录的贮存、保管、处置

4.4.1 使用记录原则上由使用部门自行保管，并分类明确，贮存在适宜环境中，防止变质、

损坏、丢失。

4.4.2 当人员发生变更时，做好交接工作。

4.4.3 各部门应收集整理有关记录，建立记录台帐，要求保存期限在3年以上的，应按年

度移交办公室保存；办公室对移交的记录，在移交清单上签收，分类存放，建立管理台帐。

4.4.4 各类记录根据法规、合同、产品特点和工作需要确定保存期限，一般3-15年。具体保存期限由记录形成部门规定并明示在文件清单上。

4.4.5 对超过保存期限且无查考价值的记录可销毁。对需处理的记录，由部门负责人填写记录销毁清单，经分管副总批准后方可处理。销毁时，必须二人在场，并在清单上签名，清单应保存3年。

4.5 记录的借阅

4.5.1 借阅记录必须经记录管理人员同意后,方可借阅。若与借阅的记录内容无直接关系的人员，无权借阅。借阅人员须填写借阅记录。

4.5.2 借阅人员应爱护记录，不准在记录上私自涂改或撕毁，保持记录的完整和清洁，由各部门记录管理人负责对借阅归还的记录进行检查，检查是否有拆页、更改等情况发生，出现以上问题时，要追究借阅者的责任。

4.5.3 外部人员借阅记录时，需经记录保存部门批准后方可办理借阅手续。

5.相关文件和记录

5.1 《文件控制程序》

5.2 《体系文件编写导则》

5.3 文件/记录清单

5.4 文件/记录销毁清单

5.5 文件/记录借阅记录