1、目的
对与
运行有关的所有文件和资料进行有效的控制，确保与
运行有关的所有场所及时得到和使用文件的有效版本。
2、范围
适用于公司与
运行和物业管理服务有关的管理文件、外来资料的控制。
3、引用文件
GB/T19001-2008 idt ISO9001:2008 4.2 文件要求
GB/T24001-2004 idt ISO14001:2004 4.4.4文件 4.4.5文件控制
GB/T28001-2001 4.4.4文件 4.4.5文件和资料控制
4、职责
4.1总经理负责批准发布管理手册、程序文件、作业文件；
4.2管理者代表负责审核管理手册、程序文件、作业文件；
4.3管理处负责各自业务范围内文件的编制、使用和保管；
4.4综合管理部负责
文件、外来文件和公司级管理文件的编制、使用和保管。
5、控制程序
5.1文件的编号
a、管理手册：YC--QEHMS--2011，手册中各章以章节号区分。
YC为公司代号，QESMS为管理手册代号，2011为标准版本号。
b、程序文件：YC--CX--00、01、02…
作业文件：YC--ZY--00、01、02…
YC为公司代号，ZY为作业文件，00、01、02…为作业文件序号。
c、记录：YC/JL--XXX--00、01、02…或YC/JL--？？？--00、01、02
YC为公司代号，JL为记录，XXX为标准条款号，00、01、02…为记录序号。
YC为公司代号，JL为记录，？？？为部门代号，00、01、02…为记录序号。
5.2文件的编写、审核、批准、发放
为确保文件是适宜的和充分的，文件发布前得到批准。
a、管理手册由综合管理部负责组织编写，由管理者代表审核，上报总经理批准发布，由综合管理部负责登记、发放；
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文件编号
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YC-CX-01
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****有限公司
文件控制程序
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实施日期
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2011.3.5
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版 次
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A0
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页 次
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b、作业文件由管理处经理组织编写、汇总，由管理者代表审核，报总经理批准，综合管理部负责备案、登记、发放；
c、应确保文件使用的各场所都得到相关文件的最新、有效、适用的版本。综合管理部应对管理
文件建立“
文件清单”， 文件的发放、回收要填写“文件发放/回收记录”。
5.3
文件的受控和有效性标识
a、公司内（包括认证机构）使用的
文件均为受控文件，必须在该文件上加盖红色“受控”印章，并注明分发号。
b、管理手册的封面用版本号控制，内容页用版本和修改码控制。版本号用A、B、C…表示，修改码用0、1、2…表示，并注明生效日期。记录表格用版本号控制，版本号用A、B、C表示，修改码用0、1、2、表示。如：A/0，表示A版0状态。
5.4文件的更改
a、管理手册由综合管理部组织更改，填写“文件更改申请单”，经管理者代表审核，报总经理批准后更改，由综合管理部发放。综合管理部应保留文件更改内容的记录；
b、其他文件的更改由各相应主管部门填写“文件更改申请单”，经原审批部门审批，再由各相应部门指定人员进行更改、发放、处理；
c、所有被更改的原文件应由主管部门收回，以确保有效文件的唯一性。
5.5文件的领用
a、 文件领用者应填写“文件发放/回收记录”，经相应主管部门负责人审批方可领用；
b、 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件，丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效，发放部门作好相应发放签收记录。
5.6文件的保存、作废与销毁
5.6.1文件的保存
a、综合管理部/管理处资料员应按“
文件清单”，将文件分类存放在干燥通风，安全的地方；
b、管理处文件由本部门资料员保管，综合管理部结合工作检查对管理处文件保管情况进行督查；
c、任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
5.6.2文件的作废与销毁
a、所有失效或作废文件由资料员及时从所有发放或使用的场所撤出，加盖“作废”印章，确
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文件编号
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YC-CX-01
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****有限公司
文件控制程序
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实施日期
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2011.3.5
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版 次
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A0
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页 次
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3/3
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保防止作废文件的非预期使用；
b、为某种原因需保留的任何已作废的文件，都应进行适当的标识；
c、对要销毁的作废文件，由相关部门填写“文件销毁申请表”，经管理者代表批准后，由综合管理部授权相关部门销毁。
5.6.3文件的借阅、复制
借阅、复制管理
文件，应填写“文件借阅/复制记录”，由部门负责人按规定权限审批后向资料管理人借阅、复制。复制的受控文件必须由资料管理人登记编号。
5.7外来文件的控制
5.7.1收到外来文件的部门，需识别其适用性，并控制分发以确保其有效。
5.7.2综合管理部负责收集相关国家、省、市有关物业管理法律法规的最新版本，统一编号、加盖“受控”印章，分发到相关部门使用，并把旧文件收回。
5.7.3综合管理部与
有关的外来文件填入“法律法规和其他要求一览表”。
5.8根据必要性，综合管理部组织对现有管理
文件进行评审，管理处结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行5.5条款规定。
5.9对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。
5.10档案资料管理
a、 档案资料管理包括开发商移交的物业资料和业主/住户资料两大项内容；
b、 管理处文件管理员负责业主/住户资料的建立、变更、作废等。
c、 开发商移交的物业资料移交的物业资料执行《档案资料管理规定》。
6、相关文件
6.1《档案资料管理规定》
7、记录
7.1“文件发放/回收记录” YC/JL-423-01
7.2“文件借阅/复制记录” YC/JL-423-02
7.3“
文件清单” YC/JL-423-03
7.4“文件更改申请表” YC/JL-423-04
7.5“文件销毁申请表” YC/JL-423-05
7.6 “法律法规和其他要求一览表” YC/JL-432-01
附记录格式
企业安全
融合实践
质量、环境、职业健康安全
手册
